Telefoonetiquette: Regels voor bellen, sms’en en voicemail achterlaten

Telefoonstandaarden veranderen ook snel, waardoor sommige mensen zich in de steek gelaten of verward voelen. De ongeschreven regels voor telefoonchat variëren sterk van generatie op generatie, wat bij alle partijen tot misverstanden en frustraties leidt.

We spraken met een etiquette-expert en mensen van alle leeftijden over hun telefoonirritaties om de volgende tips te bedenken waarmee iedereen in 2023 kan omgaan met telefoontjes.

Deze variëren afhankelijk van uw relatie, leeftijd en de context van het gesprek. Hoe dichter je bij iemand bent, hoe minder regels er gelden. Kom op, FaceTime je moeder zonder waarschuwing terwijl je je tanden poetst.

Laat geen voicemail achter

Voicemails zijn een creatie van de dagen vóór sms-berichten. Als u informatie heeft die accuraat en tijdig moet worden gecommuniceerd, kunt u deze het beste in de vorm van een sms of e-mail schrijven. De meeste telefoons transcriberen nu voicemailberichten, dus mensen luisteren waarschijnlijk niet naar wat u zegt, maar lezen in plaats daarvan een (mogelijk onjuist) transcript.

Uitzonderingen op de regel dat er geen voicemail is, zijn het bellen van mensen die uw stem willen horen, ongeacht wat u zegt, of het delen van een soort stemervaring. Denk aan goede vrienden en directe familie die Happy Birthday zingen, een bericht van vrienden tijdens een Taylor Swift-concert of een simpel ‘Ik hou van jou’.

Als je een lang, sappig verhaal te vertellen hebt, overweeg dan om het in een gesproken memo te sturen. Het is de beste manier om een ​​monoloog te voeren.

Als u iemand zonder waarschuwing belt, kan de ontvanger zenuwachtig worden. Sms ze in plaats daarvan van tevoren om te vragen of ze nu vrij zijn om te praten, of ze kunnen bellen wanneer ze vrij zijn, of dat ze zelf kunnen kiezen op welk tijdstip ze willen praten. Als u iemand regelmatig belt, zoek dan uit welke tijden voor hem/haar ideaal zijn, bijvoorbeeld na het werk of gewoon op zondagmiddag.

Tekst en context zijn sleutelelementen van deze pre-call-scripts. Een eenvoudig ‘bel mij’-sms-bericht kan dringend lijken en iemand doen denken dat er een noodgeval is. Maak duidelijk of het urgent is of gewoon een inhaalslag is. Als het een specifiek onderwerp is, vermeld dan in de tekst waar je het over wilt hebben, zodat ze zich kunnen voorbereiden.

Deze stappen zijn vooral nodig bij videogesprekken. Iemand op een onverwacht tijdstip op video vastleggen kan voor alle betrokkenen gênant zijn. Start nooit zonder waarschuwing een FaceTime- of ander videogesprek.

Bezorgd over sms-etiquette? Ook daar hebben we jou gedekt.

U hoeft de telefoon niet te beantwoorden

De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de persoon die belt. Het feit dat iemand u uit het niets belt, betekent niet dat u moet opnemen. Als u in een restaurant bent, naar het toilet gaat of in vergadering bent, kunt u het gesprek dempen en op een geschikt tijdstip terugbellen.

“We hebben allemaal de controle over onze telefoons en kunnen beslissen of het het juiste moment is om ze te beantwoorden”, zegt Lizzie Post, een etiquette-expert. Co-voorzitter van het Emily Post Institute. “Als iemand je onderbreekt en je bent er boos over, raad eens wiens schuld dat is? Jij bent degene die de oproep heeft beantwoord, terwijl dat niet had moeten gebeuren.”

Om beleefder te zijn, kun je ze een sms sturen. Met smartphones kun je automatisch een sms-antwoord sturen als je niet kunt antwoorden, wat handig is als je wilt zeggen dat je wel kunt sms’en maar niet kunt praten, of als je snel contact met ze opneemt. Overweeg om een ​​aangepast antwoord toe te voegen in de instellingen of elke keer iets nieuws te typen. De standaardteksten kunnen soms wat hard overkomen.

Emoties zijn voor audio, feiten zijn voor tekst

Voor veel dingen is helemaal geen telefoontje nodig. Wanneer u probeert te beslissen wat de beste manier is om te communiceren, denk dan na over wat u wilt zeggen.

Alles wat nuance vereist, zoals meningen of emotionele zaken, kan het beste via de telefoon worden gedaan, inclusief argumenten, netwerken of verbinding maken op persoonlijk niveau. Realistische updates, opmaakplannen of iets gedetailleerders en kant-en-klaars zijn vaak beter schriftelijk. Als iets complex is en lang zal duren, zoals een reeks tekst, vraag dan of ze kunnen praten.

“Niemand heeft een goed gevecht om tekst”, zegt Post. “Ik realiseer me dat het soms beter is om over sms’jes te vechten, omdat je de persoon niet daadwerkelijk confronteert, maar via de telefoon kom je er veel sneller overheen.”

Tenzij het een noodgeval is, wacht alstublieft

Als niemand uw oproep beantwoordt, hang dan niet op en bel onmiddellijk opnieuw. Als ze niet reageren op uw sms over de gemiste oproep, stuur ze dan geen e-mail hierover. Als hij maar Hij is Als er sprake is van een calamiteit, vermeld dit dan direct duidelijk in een sms-bericht.

Gebruik visuele voicemails verstandig

Voicemail is dood. Live video-voicemail. Apple heeft onlangs een nieuwe functie geïntroduceerd in de iOS 17-update waarmee je een videobericht kunt achterlaten als iemand je FaceTime-oproep niet beantwoordt. Het is een raar en leuk idee en moet op deze manier worden gebruikt, maar houd er rekening mee dat niet iedereen het vrolijk zal vinden. Onze eigen Shira Ovide is bereid iedereen te ontvrienden die haar een FaceTime (FaceMail?) voicemail achterlaat.

Blijf stil liggen tijdens het videobellen

Videogesprekken op FaceTime, Google Meet, Zoom of Skype moeten uw volledige aandacht hebben. Breng uw telefoon ergens omhoog zodat uw gezicht het hele scherm vult, niet alleen uw voorhoofd en neus, en blijf daar totdat het gesprek is beëindigd. Wanneer mensen, vooral kinderen, bewegen tijdens een videogesprek, kan dit verwarrend zijn voor de persoon aan de andere kant van de lijn. Als je rond wilt lopen en klusjes wilt doen terwijl je praat, schakel dan over naar een spraakoproep.

Gebruik de luidspreker niet op openbare plaatsen

Hoewel veel mensen (waaronder ikzelf) graag de roddels van vreemden afluisteren, wordt het gebruik van een megafoon in het openbaar over het algemeen als een slecht idee beschouwd. Of het nu een gewoon gesprek, een videogesprek of een smartwatch-gesprek is, gebruik een koptelefoon of bewaar het voor later. Een koptelefoon lost echter maar de helft van het probleem op, omdat mensen nog steeds jouw kant van het gesprek moeten horen. Als u zich in een drukke omgeving bevindt, zoals een kantoor of winkel, houd dan rekening met de persoonlijke ruimte van anderen en uw eigen grootte.

Ook openbare videogesprekken zijn een gevoelige kwestie. Er zijn vreemden om je heen die er niet mee hebben ingestemd om voor de camera te verschijnen, en het kan zijn dat ze ook iets op je scherm zien wat niet de bedoeling is. Kadreer uw opnamen dienovereenkomstig.

Start de oproepscreening opnieuw

Apple heeft in iOS 17 ook een nieuwe functie voor het screenen van oproepen toegevoegd, waarmee je je voicemail in realtime kunt transcriberen, zodat je tijdens het gesprek de beslissing kunt nemen om de telefoon op te nemen. Voor iedereen die oud genoeg is om een ​​antwoordapparaat te bezitten, is dit een heerlijke erfenis. Gebruik deze functie om frauduleuze oproepen van onbekende nummers te voorkomen, in plaats van ze allemaal uit nieuwsgierigheid te beantwoorden.

De functie is nog nieuw, dus we zullen moeten zien hoe mensen het vinden om genegeerd te worden, tenzij ze iets waardevols te zeggen hebben.

Stop niet met praten aan de telefoon

Telefoongesprekken zijn niet dood! Hoewel telefoonnavigatie misschien minder gebruikelijk is of meer planning vereist dan vroeger, is het nog steeds een geweldige manier om te communiceren. In realtime met iemand praten kan relaties versterken, de geestelijke gezondheid verbeteren en eenzaamheid verminderen.